Przyszło wezwanie z urzędu: bez paniki, oto co robić

Pismo z urzędu wojewódzkiego, polski język urzędowy, termin „7 dni” — i pierwsza myśl: „odmowa”. Spokojnie. Wezwanie to nie odmowa. To prośba urzędu, żeby coś donieść, wyjaśnić albo stawić się osobiście. Zdarza się to niemal w każdej sprawie o kartę pobytu.

Groźne nie jest samo wezwanie, tylko przegapiony termin. O nim — najdokładniej.

O co zwykle proszą

• o doniesienie brakujących dokumentów: umowy, zaświadczeń z ZUS lub urzędu skarbowego, potwierdzenia zamieszkania;
• o poprawienie błędów we wniosku lub uzupełnienie danych;
• o osobiste stawiennictwo — żeby złożyć odciski palców lub okazać oryginał paszportu;
• o wyjaśnienie sytuacji: zmiany pracy, przerwy w zatrudnieniu, wyjazdów.

Termin — najważniejsza rzecz w piśmie

Termin jest podany w samym piśmie — najczęściej 7 lub 14 dni. Liczy się go od dnia, w którym odebrałeś pismo, a nie od daty na nim.

Pisma elektroniczne: jeśli wezwanie przyszło na e-Doręczenia lub ePUAP, za datę doręczenia uznaje się dzień, w którym je otworzyłeś — albo 14. dzień od jego nadejścia, jeśli go nie otworzyłeś. Czyli „nie widziałem” nie wstrzymuje biegu terminu.

Jeśli braki formalne nie zostaną usunięte w terminie, wniosek może zostać pozostawiony bez rozpatrzenia. Wtedy sprawę składa się od nowa — z nową opłatą i być może bez legalnego pobytu na czas jej rozpatrywania.

Jak poprawnie odpowiedzieć: checklista

• przeczytaj, o co dokładnie i na jakiej podstawie proszą — nie wysyłaj „wszystkiego jak leci”;
• dokumenty w języku obcym — tylko z tłumaczeniem przysięgłym na polski;
• koniecznie podaj znak sprawy z pisma;
• zachowaj potwierdzenie nadania: dowód z poczty, UPO lub pieczątkę kancelarii;
• nie zdążysz — przed upływem terminu złóż prośbę o jego przedłużenie z wyjaśnieniem przyczyny.

Rada: zrób zdjęcie koperty lub zachowaj zrzut ekranu z datą odbioru. Jeśli pojawi się spór o termin, to twój dowód.

Jak to wygląda w długiej sprawie

Nasi klienci — małżeństwo — czekali na decyzję w sprawie karty rezydenta długoterminowego UE 1 rok i 2 miesiące. W tym czasie części dokumentów skończyła się ważność i urząd prosił o aktualne. Za każdym razem w terminie zamawialiśmy i donosiliśmy nowe zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego, dokumenty dotyczące mieszkania i zatrudnienia. Wynik — pozytywne decyzje i karty na 5 lat.

Kiedy nie warto działać samodzielnie

Jeśli nie rozumiesz, o co dokładnie proszą, dokumentu nie da się uzyskać na czas albo wezwanie przyszło już po raz drugi — lepiej nie ryzykować. Przygotowujemy odpowiedzi na wezwania i donosimy dokumenty w terminie. Jeśli jesteś już naszym klientem, po prostu prześlij zdjęcie pisma swojemu specjaliście — dalej zajmiemy się tym sami.